eMagazynier — Inwentaryzacja w enova

Wstęp

Ta instrukcja opisuje stronę enova365 procesu inwentaryzacji — to, co robi biuro: otwarcie spisu, nadzór nad liczeniem, zamknięcie i uzgodnienie ewidencji lokalizacji. Samo liczenie na kolektorze opisuje osobna instrukcja modułu mobilnego.

Podział ról:

Biuro (enova) — otwiera spis przyciskiem „Nowy spis", obserwuje postęp na karcie Inwentaryzacja, zamyka spis przyciskiem „Dokument INW", zatwierdza arkusz zbiorczy i uruchamia „Odłóż wg spisu".
Magazynier (kolektor) — liczy towar skanując kody i potwierdza zamkniętą lokalizację. → zob. eMagazynier — Moduł Inwentaryzacja (kolektor).

Skąd biorą się arkusze: każda lokalizacja (dokument LOK) utworzona przez generator lokalizacji ma w relacji swój arkusz inwentaryzacyjny INL. Dzięki tej relacji magazynier po zeskanowaniu kodu lokalizacji trafia od razu do właściwego arkusza, a „Odłóż wg spisu" wie, do której półki wpisać wynik. Z poziomu kolektora można też utworzyć arkusz bez lokalizacji (przycisk „+").

Zasada, która rządzi całością

⚠ Arkuszy INL NIE WOLNO ZATWIERDZAĆ. Zatwierdzenie arkusza zrywa jego relację z lokalizacją (LOK → INL) — bezpowrotnie i bez żadnego komunikatu. Od tej chwili nie działa ani „Odłóż wg spisu" (nie ma jak odnaleźć półki), ani skan kodu lokalizacji na kolektorze („Brak dokumentu INL").

Arkusze mają zostać w buforze przez cały spis i po nim — bufor jest ich stanem docelowym, nie tymczasowym.

Zamknięciem arkusza jest Potwierdzenie, nie zatwierdzenie. Potwierdzenie ustawia magazynier, zamykając lokalizację na kolektorze (przycisk ✓). Potwierdzony arkusz blokuje dalszy skan i dopiero taki arkusz zbiera przycisk „Dokument INW".

Czynność	Kto	Znaczy
Potwierdź (kolektor, ✓)	magazynier	„półka policzona" — arkusz gotowy do zebrania. Odwracalne.
Zatwierdź arkusz INL	—	nigdy — zrywa relację z lokalizacją
Zatwierdź arkusz zbiorczy INW	biuro	księgowanie różnic (INWND / INWST). To jedyne zatwierdzenie w tym procesie.

Drugą zasadą jest data spisu: wszystkie arkusze jednej inwentaryzacji noszą jedną, wspólną datę, którą nadaje im „Nowy spis". Po tej dacie moduł rozpoznaje, co należy do bieżącego liczenia — lista na kolektorze, kolumny na karcie i przycisk „Dokument INW" patrzą wyłącznie na najnowszy spis. Dlatego spis zaczyna się od „Nowego spisu", a nie od pierwszego skanu.

Mapa procesu

Cztery kroki biura, z jednym punktem styku z kolektorem pośrodku.

Inwentaryzacja (enova365) ├─ 1. Nowy spis (karta Inwentaryzacja) │ ├─ arkusze INL dla wszystkich lokalizacji — jedna data spisu │ ├─ snapshot „Stany magazynowe" (stan zamknięcia) │ └─ opcjonalnie: arkusz blokujący magazyn ├─ 2. Liczenie ····· (KOLEKTOR PDA) ─┐ │ ├─ skan lokalizacji → arkusz │ │ ├─ skan towaru → ilość ◄─────┘ │ └─ ✓ Potwierdź (półka policzona) ├─ 3. Dokument INW (karta Inwentaryzacja) │ └─ zbiera POTWIERDZONE arkusze z daty spisu → arkusz zbiorczy ├─ 4. Zatwierdzenie INW (ręcznie, biuro) │ ├─ INWND — nadwyżki │ └─ INWST — niedobory └─ 5. Odłóż wg spisu (na zatwierdzonym INW) └─ ewidencja lokalizacji = to, co zastano na półkach

Bez kroku 5 inwentaryzacja poprawia stan magazynu i zostawia lokalizacje przy liczbach sprzed spisu — czyli utrwala rozjazd, który miała skasować.

Karta Inwentaryzacja

Wszystkie przyciski biura siedzą na jednej karcie.

Ścieżka: Handel → Magazyn → Lokalizacje → Inwentaryzacja

Karta „Inwentaryzacja” — filtr Magazyn, pasek przycisków, siatka towarów — Karta Inwentaryzacja — punkt startowy biura

Zacznij od wybrania magazynu w polu Magazyn u góry. Bez niego siatka jest pusta, a okna parametrów nie mają czego podpowiedzieć. Wybrany magazyn podstawia się potem sam w „Nowym spisie" i „Dokumencie INW".

Przyciski

Przycisk	Kiedy	Co robi
Nowy spis	krok 1	Otwiera inwentaryzację: zakłada arkusze INL dla lokalizacji magazynu i nadaje im wspólną datę.
Stany magazynowe	rzadko, ręcznie	Robi sam snapshot stanu („stan zamknięcia"). Zwykle niepotrzebny — „Nowy spis" robi go sam.
Dokument INW	krok 3	Zamyka spis: zbiera potwierdzone arkusze z daty spisu w jeden arkusz zbiorczy.
Przelicz ilość	w trakcie	Oznacza wskazane pozycje jako „do przeliczenia" — magazynier zobaczy je na czerwono.
Odznacz przelicz	w trakcie	Zdejmuje to oznaczenie.
Pozycje lokalizacji	podgląd	Pokazuje, co moduł ma dziś zapisane w lokalizacji.

„Odłóż wg spisu" na tej karcie nie ma — pojawia się dopiero na zatwierdzonym arkuszu INW (krok 5).

Kolumny siatki

Kolumna	Skąd wartość
Stan zamknięcia	Snapshot „Stany magazynowe" — stan systemowy z chwili otwarcia spisu. To odniesienie dla różnic.
Ilość znaleziona	Suma tego, co magazynierzy policzyli w bieżącym spisie. Zaraz po „Nowym spisie" jest zerowa.
Różnica ilości	Znaleziona − stan zamknięcia.
Przelicz	Znacznik „do przeliczenia" — ustawiany ręcznie albo automatycznie po przekroczeniu progu.

Rozwinięcie wiersza (Pozycje) pokazuje, w których lokalizacjach towar policzono, po ile, o której godzinie i przez kogo.

Progi automatyczne ustawia się w cechach magazynu: Inwentaryzacja auto przelicz (włącznik), Inwentaryzacja próg kwota i Inwentaryzacja próg procent. Pozycja zapala się na czerwono, gdy różnica przekroczy którykolwiek z progów. Bez włącznika automat nie działa i zostaje samo oznaczanie ręczne.

Zanim otworzysz spis (wdrożenie)

Dwie rzeczy do sprawdzenia raz, przy wdrożeniu — potem już nie wracają.

⚠ Definicja INWND musi mieć cechę Lokalizacje. INWND to dokument nadwyżki. Bez tej cechy „Odłóż wg spisu" odrzuci każdy zasób pochodzący z nadwyżki — spis się wykona, ale nadwyżka wyląduje na liście „Nie odłożono" i nie trafi na półkę.

Lokalizacje muszą istnieć. „Nowy spis" zakłada arkusze dla dokumentów LOK magazynu. Magazyn bez lokalizacji dostanie komunikat „nie ma dla czego otwierać spisu".
Progi „do przeliczenia" — trzy cechy magazynu opisane wyżej. Można je ustawić później, ale wtedy pierwszy spis pójdzie bez automatu.

1. Nowy spis

Jedno kliknięcie otwierające inwentaryzację. Od niego zaczyna się każdy spis — także drugi i trzeci w tym samym roku.

Okno „Nowy spis” — Magazyn, Data spisu, Stany magazynowe, Blokuj magazyn — Okno parametrów „Nowy spis"

Parametry

Pole	Domyślnie	Znaczenie
Magazyn	z filtra karty	Magazyn, w którym otwierasz spis.
Data spisu	dziś	Identyfikator całej inwentaryzacji. Dostaną ją wszystkie arkusze tego spisu.
Stany magazynowe	włączone	Robi snapshot stanu na dziś — odniesienie dla kolumny „Stan zamknięcia" i progów. Zostaw włączone.
Blokuj magazyn	wyłączone	Zamyka magazyn na czas liczenia (opis niżej). Świadoma decyzja, nie ustawienie domyślne.

Co się dzieje z arkuszami

Worker przechodzi po wszystkich lokalizacjach magazynu i dla każdego robi jedną z trzech rzeczy:

Stan lokalizacji	Działanie	Dlaczego
arkusz pusty (nigdy nieliczony)	wyrównuje datę	Generator zakłada lokalizacje w miarę stawiania regałów, więc daty arkuszy są rozrzucone po kalendarzu. Pusty arkusz nie jest historią — nie ma czego archiwizować.
arkusz z pozycjami z wcześniejszego spisu	zakłada nowy	Stary zostaje nietknięty i to on jest historią tamtego liczenia.
arkusz już z datą tego spisu	nie rusza	Drugi klik w trakcie liczenia nie może podstawić magazynierowi pustego arkusza pod policzoną lokalizację.

Przycisk jest bezpieczny do powtórzenia. Kliknięty drugi raz tego samego dnia nie zdubluje ani arkuszy, ani snapshotu, ani blokady — powie tylko, ile rzeczy zostawił bez zmian.

Blokuj magazyn

Zaznaczenie tego pola zakłada dodatkowy arkusz blokujący — INW w buforze z pozycjami wszystkich towarów magazynu. Od tej chwili enova odrzuca każdy ruch magazynowy tych towarów: nie wyjdzie WZ, nie wejdzie PZ. Liczenie na kolektorze działa normalnie — skan do arkusza INL blokada przepuszcza.

Dla magazynu, który i tak zamyka się na czas inwentaryzacji, to pas bezpieczeństwa. Dla magazynu pracującego w trakcie — paraliż. Dlatego pole jest domyślnie wyłączone.

⚠ Arkusza blokującego nie wolno zatwierdzać. Niesie ilości równe stanowi księgowemu, więc wygląda jak policzony spis bez ani jednej różnicy — jedno przypadkowe „zatwierdź" zamknęłoby inwentaryzację po cichu, podczas gdy magazynierzy liczą dalej do procesu, którego już nie ma. Poznasz go po opisie ⚠ BLOKADA SPISU — nie zatwierdzać; moduł takiego zatwierdzenia i tak nie przepuści. Znacznik zdejmuje wyłącznie przycisk „Dokument INW", podmieniając zawartość na ilości policzone.

2. Liczenie na kolektorze (punkt styku)

W trakcie liczenia wyniki spływają do arkuszy INL i widać je na karcie na bieżąco.

Siatka w trakcie liczenia — rosnąca „Ilość znaleziona”, pozycje z różnicą — Podgląd postępu liczenia w enovie

Magazynier skanuje kod lokalizacji → otwiera się powiązany arkusz INL → skanuje towary.
Każdy skan to osobny wpis; pozycja sumuje ilości. Rozwinięcie wiersza na karcie pokazuje pojedyncze wpisy z godziną i operatorem.
Skończoną półkę magazynier potwierdza (✓). To sygnał dla kroku 3 — zbierane są wyłącznie arkusze potwierdzone.

Możesz w tym czasie oznaczać pozycje „Przelicz ilość" — magazynier zobaczy je na czerwono jako „do przeliczenia" i policzy ponownie, bez czekania na koniec spisu.

Ten rozdział jest celowo krótki — to most między dwiema instrukcjami. Szczegóły liczenia są po stronie kolektora.

3. Dokument INW

Zamknięcie spisu: potwierdzone arkusze lokalizacji zbierają się w jeden arkusz zbiorczy.

Okno „Dokument INW” — Magazyn, Data (podpowiedziana data spisu) — Okno parametrów „Dokument INW"

Arkusz zbiorczy INW — pozycje z cechą „Lokalizacja” — Arkusz zbiorczy — pozycja per (towar, lokalizacja)

Jak działa

Bierze arkusze INL dokładnie z podanej daty i tylko potwierdzone. Snapshot „Stany magazynowe" pomija.
Grupuje po parze (towar, lokalizacja) — jedna pozycja INW niesie ilość policzoną w jednej lokalizacji i wskazuje źródłowy arkusz w cesze Lokalizacja. To po niej krok 5 odnajduje półkę.
Jeśli spis otwierano z blokadą — przejmuje arkusz blokujący zamiast zakładać drugi: kasuje jego pozycje ze stanem księgowym, wstawia policzone i zdejmuje znacznik blokady. Magazyn odblokuje się z chwilą zatwierdzenia.

Data podpowiada się sama — to data otwartego spisu, nie „dziś". Przy spisie wielodniowym „dziś" celowałoby w dzień, w którym nie ma ani jednego arkusza, i dawałoby pusty arkusz zbiorczy.

Dostałeś pusty arkusz? Komunikat wypisze dlaczego. Dwie przyczyny: albo data nie jest tą, z którą otwierano spis, albo magazynierzy nie potwierdzili arkuszy na kolektorze. Sprawdź w tej kolejności.

4. Zatwierdzenie i różnice

Jedyne zatwierdzenie w całym procesie — i jedyny moment, w którym zmienia się stan magazynu.

INWND i INWST powstałe z zatwierdzenia arkusza zbiorczego — Różnice: nadwyżka (INWND) i niedobór (INWST)

Przejrzyj arkusz zbiorczy — pozycje z różnicą względem stanu widać na karcie w kolumnie Różnica ilości.
W razie wątpliwości zleć ponowne liczenie: oznacz pozycje „Przelicz ilość", magazynier policzy półkę jeszcze raz, potem uruchom „Dokument INW" ponownie.
Zatwierdź arkusz zbiorczy INW. enova wystawia INWND na nadwyżki i INWST na niedobory; stan magazynu równa się temu, co policzono.

Zatwierdzenie zostaje w rękach człowieka. To operacja księgowa — moduł świadomie nie robi jej sam i nie przestawia przy niej półek. Ewidencję lokalizacji ustawia dopiero krok 5.

Niedobór nie kasuje starych zasobów hurtem. Przy spisie 4 na stanie 10 INWST zdejmuje FIFO 6, a stary zasób zostaje z czwórką. Dlatego „Odłóż wg spisu" rozkłada policzoną ilość po zasobach sam — nie da się „przenieść wszystkiego z INW".

5. Odłóż wg spisu

Ostatni krok: ewidencja lokalizacji idzie za wynikiem inwentaryzacji.

Przycisk pojawia się na zatwierdzonym arkuszu INW — przed zatwierdzeniem stan magazynu jest jeszcze sprzed spisu, więc odłożenie nie miałoby pokrycia.

Reguła

Lokalizacja	Co się z nią dzieje
ma arkusz INL w tym spisie	Reset: wszystkie dotychczasowe pozycje kasowane, zawartość odtwarzana z pomiaru. Arkusz jest pełnym pomiarem półki, nie różnicą.
nie ma arkusza	Nietknięte. Nikt tej półki nie liczył, więc moduł nie ma podstaw jej zmieniać.

Komunikat

Lokalizacji objętych spisem — ile lokalizacji uzgodniono.
Skasowanych pozycji sprzed spisu — ile wpisów usunięto przy resecie.
Odłożeń wg pomiaru — ile wpisów powstało. Bywa większe niż liczba par (towar, lokalizacja): jeden towar w lokalizacji może zająć kilka wpisów, bo ilość rozkłada się FIFO po zasobach.
„Nie odłożono" — lista tego, czego nie dało się umieścić. Pierwszy podejrzany: brak cechy Lokalizacje na INWND.

Jak sprawdzić, że wyszło. Po tym kroku suma w lokalizacjach ma się równać sumie ze spisu, a lista „Nie odłożono" ma być pusta. Jeśli porównujesz ze stanem magazynu — pamiętaj, że w zasobach siedzą też wiersze z zamówień (ZD/ZO), które nie są towarem na półce i zawyżają porównanie.

Kilka spisów w roku

Dwie, trzy inwentaryzacje rocznie są obsługiwane wprost — bez sprzątania po poprzedniej.

Ziarnem jest data spisu, nie rok. Każde kliknięcie „Nowego spisu" otwiera osobną inwentaryzację, a poprzednia zostaje nietknięta jako historia. Wszystkie miejsca, które pokazują wyniki, patrzą wyłącznie na najnowszy spis:

lista arkuszy na kolektorze — magazynier widzi 89 lokalizacji, nie 178 z dwóch spisów;
kolumny na karcie — „Ilość znaleziona" liczy tylko bieżące liczenie;
„Dokument INW" — zbiera arkusze dokładnie z jednej daty, więc nadwyżka z poprzedniego spisu nie wchodzi na stan drugi raz.

Historię poprzednich spisów znajdziesz na liście dokumentów INL — arkusze zostają w buforze, z datą swojego spisu. To one są zapisem tego, co wtedy policzono.

Spis wielodniowy

Liczenie od czwartku 11:00 do piątku 20:00 nie wymaga żadnego dodatkowego zabiegu.

Arkusze noszą datę otwarcia spisu przez cały czas liczenia — skany dopisują pozycje, ale daty dokumentu nie ruszają. Dlatego:

„Nowy spis" klikasz raz, pierwszego dnia. W kolejnych dniach nic nie klikasz.
„Dokument INW" w ostatnim dniu podpowie datę otwarcia, nie dzisiejszą — zostaw ją.
Snapshot „Stany magazynowe" jest z pierwszego dnia i taki ma być: to stan, względem którego liczone są różnice całego spisu.

⚠ Uwaga na ruch magazynu w międzyczasie. Jeśli spis trwa kilka dni, a magazyn pracuje, część różnic będzie pochodziła z wydań i przyjęć, nie z pomyłek. Dlatego przy spisie wielodniowym warto rozważyć opcję „Blokuj magazyn".

Najczęstsze problemy

Magazynier zeskanował lokalizację, a nie otwiera się arkusz („Brak dokumentu INL"): Najczęstsza przyczyna: ktoś zatwierdził arkusze INL — zatwierdzenie zrywa relację z lokalizacją bezpowrotnie. Druga: lokalizacja powstała ręcznie, poza generatorem lokalizacji, więc nigdy nie miało arkusza. Ratunek w pierwszym przypadku: „Nowy spis" założy nowe arkusze i relacje wrócą.
„Ilość znaleziona" równa się „Stanowi zamknięcia" na każdym towarze, choć nikt jeszcze nie liczył: Tak wygląda spis, który nie został otwarty przyciskiem „Nowy spis" — karta pokazuje wtedy wynik poprzedniego liczenia (po „Odłóż wg spisu" równy stanowi). Kliknij „Nowy spis"; po nim kolumna ma być zerowa, a różnica równa całemu stanowi.
„Dokument INW" utworzył pusty arkusz: Albo data nie jest tą, z którą otwierano spis (zostaw podpowiedzianą), albo magazynierzy nie potwierdzili arkuszy na kolektorze. Zbierane są wyłącznie arkusze potwierdzone.
Po „Odłóż wg spisu" część towaru jest na liście „Nie odłożono": Sprawdź, czy definicja INWND ma cechę Lokalizacje — bez niej zasoby z nadwyżki są odrzucane. Reszta lokalizacji układa się normalnie, więc spis nie jest zepsuty; brakujące pozycje odłożysz po poprawieniu definicji, uruchamiając przycisk ponownie.
Magazyn odrzuca wydania i przyjęcia po spisie: Został arkusz blokujący albo inny INW w buforze — dokument inwentaryzacyjny w buforze zamraża swoje towary. Zamknij spis („Dokument INW" przejmie blokadę i zdejmie znacznik), a potem zatwierdź arkusz zbiorczy. Porzucony INW w buforze blokuje cały magazyn, nie tylko siebie.
Nie da się zatwierdzić arkusza z opisem „BLOKADA SPISU": Tak ma być — to zabezpieczenie. Arkusz blokujący wygląda jak policzony spis bez różnic i jego zatwierdzenie zamknęłoby inwentaryzację po cichu. Użyj przycisku „Dokument INW": podmieni zawartość na policzoną i zdejmie znacznik.
Towar policzony w kilku lokalizacjach: To normalne i policzalne: rozwinięcie wiersza na karcie pokazuje wszystkie lokalizacje z tym towarem. Na kolektorze magazynier widzi to samo w szczegółach pozycji („Inne lokalizacje") — pomaga wychwycić podwójne policzenie przed zamknięciem spisu.
Suma w lokalizacjach nie zgadza się ze stanem magazynu: Zanim uznasz to za błąd, odsiej z zasobów wiersze pochodzące z zamówień (ZD/ZO) — nie są towarem na półce, a wchodzą do sumy stanu. Po ich odjęciu obie liczby powinny być równe.